Regels die gelden bij een telefoon op de zaak

zaak te regelen. Maar hoe zit dat precies met de regels? Wat mag je aftrekken en wat vindt de Belastingdienst ervan? Tijd om dat op een normale manier uit te leggen, zonder gedoe.

Wat bedoelen ze eigenlijk met een telefoon van de zaak?

Het klinkt misschien alsof je dan ineens een chic toestel hebt, maar het is gewoon een mobiel die je zakelijk gebruikt. Het maakt dan niet uit of je hem nu zelf gebruikt als ondernemer of aan iemand uit je team geeft, dat maakt niet uit. Als jij hem betaalt, ben jij de eigenaar, ook als iemand anders ermee belt. Wel zien we steeds vaker dat een telefoon van de zaak ook privé wordt gebruikt. Zo hoef je namelijk geen twee telefoons mee te nemen. Voordeel is dat je dan gewoon ‘s avonds op de bank een potje kunt pokeren in het casino van 711 en je niet hoeft na te denken of dit wel of niet mag. In veel gevallen mag je een zakelijke telefoon namelijk alleen gebruiken voor de echte zakelijke dingen.

Wanneer mag je de kosten aftrekken in 2025?

Als je de telefoon echt gebruikt voor je werk, dan mag je de kosten meestal aftrekken. Denk aan het abonnement, de belminuten en de data. Gebruik je het toestel ook privé? Dan moet je de btw een beetje aanpassen. Gaat het om personeel en staat de telefoon op naam van het bedrijf? Dan is het gewoon aftrekbaar. Staat het toestel op naam van de medewerker? Dan moet je ineens 21% btw afdragen. Niet echt handig dus.

Wat als je zelf een telefoon koopt met sim only?

Ook prima. Je mag dan alsnog de kosten aftrekken, zolang je de telefoon, maar echt zakelijk gebruikt. Zorg wel dat je bij je belastingaangifte de waarde van het toestel goed invult. Een kleine moeite die je een hoop kan opleveren.

Gebruik je een vaste lijn voor je werk?

Werk je veel vanuit huis en heb je daar een extra vaste lijn voor? Die kosten zijn ook aftrekbaar. Maar bel je met klanten of toch met je oma? Dat verschil maakt uit. Alleen gesprekken die echt met je werk te maken hebben, mag je aftrekken. Dus hou dat een beetje gescheiden.

Is een zakelijk abonnement verplicht?

Nee hoor, dat hoeft niet. Maar als je je administratie een beetje overzichtelijk wilt houden, is het wel zo makkelijk. Met een apart zakelijk abonnement zie je meteen wat je waarvoor betaalt. Vaak hebben providers ook speciale deals voor ondernemers. Zeker handig als je meerdere telefoons nodig hebt.

Bellen voor je werk met je privé abonnement

Veel beginnende ondernemers doen dat gewoon en dat is ook prima. Maar dan moet je wel goed bijhouden wat je zakelijk en privé gebruikt. In theorie zou je alles kunnen uitrekenen tot op de minuut, maar eerlijk, wie heeft daar zin in? Een redelijke schatting is meestal ook goed, zolang je maar kunt uitleggen hoe je eraan komt als er vragen komen.

Hoe zit het met de werkkostenregeling?

Als je mensen in dienst hebt, kun je onder de werkkostenregeling (WKR) een telefoon vergoeden zonder belasting te betalen. Dat mag zolang je onder de vrije ruimte blijft. In 2025 is dat 2% over de eerste 400.000 euro loonsom. Ga je daar overheen? Dan betaal je 80% belasting over het bedrag dat erboven zit. Dus een beetje opletten is wel slim.

Wanneer is een zakelijke telefoon echt nodig?

Om belastingvrij een telefoon te geven of te vergoeden, moet je kunnen aantonen dat iemand die ook echt nodig heeft voor z’n werk. In de praktijk is dat gelukkig vrij logisch. Denk aan bellen met klanten, mailen onderweg of snel iets opzoeken. Dat gebruik is tegenwoordig zo standaard dat je het bijna niet meer hoeft uit te leggen.

Hoe zit het met afschrijven?

Koop je een toestel dat duurder is dan 450 euro exclusief btw? Dan moet je dat afschrijven. Dat betekent dat je de kosten verdeelt over meerdere jaren. Meestal vijf. Stel, je koopt een telefoon van 1.000 euro en verwacht dat je ‘m later nog voor 200 euro verkoopt. Dan trek je elk jaar 160 euro af. Geen enorme rekenkunst, maar het kan je wel flink schelen.