Nergens worden printers zo gretig gebruikt als op de zaak. Het is een gewoonte om een hoop zaken op papier te willen hebben, en dan is een printer simpelweg onmisbaar. Maar een printer verbruikt inkt of toner en papier, en daar kun je al met al een hoop geld aan kwijt zijn. Tenzij je er slimmer mee omgaat. We bespreken drie slimme tips om op printerkosten te besparen op kantoor.
Minder betalen voor inkt en toner
De kans is groot dat je te veel betaalt voor inkt en toner. Tenminste, als je die van de fabrikant van je printer neemt. Die fabrikant raad je met klem aan om enkel zijn cartridges of toners te gebruiken voor het apparaat, en dreigt met het verbreken van de garantie als je dat niet doet. Maar houdt vaak geen steek. Inkt en toner maken een groot onderdeel uit van het verdienmodel van printerfabrikanten, maar je kunt een heel stuk goedkoper uit zijn als cartridges of toners van een huismerk neemt. Voor de meeste apparaten zijn er passende exemplaren van huismerken beschikbaar. Die leveren doorgaans een vergelijkbare kwaliteit en zijn zelden schadelijk voor je printer. Je krijgt meer voor je geld als je van een huismerk bijvoorbeeld goedkope Epson cartridges met veel printerinkt neemt in plaats van overdreven dure exemplaren van je printerfabrikant.
Als mogelijk op lagere kwaliteit afdrukken
Check zeker ook wat de afdrukinstellingen bij jou op de zaak zijn. Vaak bestaan er drie verschillende opties: hoog of hoogst, normaal en concept. Als je hem standaard op de hoogste kwaliteit hebt staan, verbruik je sowieso onnodig veel inkt. Die stand is vooral voor het mooi afdrukken van afbeeldingen, maar voor tekst is het absoluut niet nodig. Sterker nog, je kunt zelfs overwegen of je altijd wel op ‘normaal’ hoeft af te drukken als het alleen om tekst gaat. Als het document voor eigen gebruik is, kun je ook met de conceptstand af. Die drukt wat valer, maar nog steeds leesbaar af, en het scheelt een hoop inkt. Zo duurt het een stuk langer voordat je cartridges of toners leeg zijn en vervangen moeten worden.
Minder afdrukken, vaker dubbelzijdig
Vraag jezelf ook eens af: wat moet er nu echt afgedrukt worden van al die zaken die dagelijks uit de printer komen rollen en/of door het kopieerapparaat gaan? Het wordt steeds normaler om met elektronische documenten te werken. Documenten voor intern gebruik kunnen wellicht ook op die manier gelezen en gedeeld worden, in plaats van altijd afgedrukt te worden. Het voordeel hiervan is dat je een hoop inkt kunt besparen. Maar niet alleen dat, het scheelt ook een hoop papier. Niet alleen scheelt dat je geld, het is ook nog eens een duurzame keuze. Wat ook papier scheelt, is om hetgeen je wél afdrukt zo vaak mogelijk dubbelzijdig te printen. Vaak is het immers zonde en onnodig om de achterkant van het vel leeg te laten.
Hoezeer het ook kleine beetjes zijn, iedere besparing kan bijdragen een gezondere financiële huishouding. Daar komt bij dat het ook een duurzame keuze is om bewuster met printen om te gaan, en in deze tijd kan het zeker geen kwaad om dat aspect mee te laten wegen in je gedrag als bedrijf. Waarschijnlijk moet je daarbij ook het gedrag van je medewerkers veranderen, en dat gaat vaak niet meteen goed, maar het is de tijd en moeite waard om je er toch hard voor te maken.
