Wie een eigen bedrijf heeft, weet dat een goede telefoon onmisbaar is of je nu constant aan het bellen bent met klanten, je agenda bijhoudt op je mobiel of bereikbaar moet zijn voor spoedklussen, je telefoon is vaak een van je belangrijkste hulpmiddelen en dan komt natuurlijk ook de vraag: mag je die kosten aftrekken van de belasting? Gelukkig is het antwoord: ja. Maar je moet wel weten hoe het zit.
Telefoonkosten als zakelijke uitgave
Zodra je je telefoon voor je werk gebruikt, zijn de kosten grotendeels zakelijk aftrekbaar. Denk aan het toestel, het abonnement, de data die je verbruikt en alle andere telefoon gerelateerde kosten. Dat betekent dat je minder winst overhoudt en dus minder belasting hoeft te betalen. Handig geregeld, vooral als je een helder overzicht hebt van je maandelijkse kosten. Vooral wanneer je kiest voor Ben Zakelijk mobiel ben je bijvoorbeeld goed voorbereid, want je krijgt overzichtelijke facturen die je zo aan je boekhouder mee kunt geven.
Werk en privé loopt vaak door elkaar
Bij veel ondernemers is het telefoongebruik een mix van zakelijk en privé en dat is prima, zolang je maar een eerlijke inschatting maakt van het zakelijke gebruik. Bel je ongeveer de helft van de tijd voor werk en de rest privé? Dan trek je ook de helft van de kosten af. Dat hoeft niet op de minuut nauwkeurig, een redelijke schatting is genoeg. Gebruik je een Sim Only zakelijk abonnement? Dan heb je meestal ook wat meer grip op je kosten, omdat je alleen betaalt voor wat je echt nodig hebt en je zelf bepaalt welk toestel je gebruikt.
Btw terugvragen
Over het toestel en het abonnement betaal je btw. Gebruik je je telefoon zakelijk, dan mag je die btw terugvragen bij je aangifte omzetbelasting. Heb je het toestel ooit privé gekocht en gebruik je het later ook zakelijk, dan werkt het net even anders. De btw kun je dan niet meer terugvragen, maar je mag wél de waarde van het toestel meenemen in je zakelijke administratie.
Wanneer is het een investering?
Koop je een duurdere telefoon van meer dan 450 euro exclusief btw, dan ziet de Belastingdienst dat als een investering. Je mag de kosten dan niet in één keer aftrekken, maar moet het toestel afschrijven over meerdere jaren. Elk jaar haal je dus een stukje van de kosten van je winst af. Zo blijft je administratie netjes verdeeld en voorkom je dat je één keer een grote aftrek hebt.
Zakelijk abonnement geeft rust
Een apart zakelijk abonnement kan veel rust geven. Je hebt meteen duidelijk welke kosten bij je bedrijf horen en welke niet. Daarnaast krijg je netjes facturen met btw-specificatie. Je hoeft ook niet ieder telefoontje te analyseren, zolang je telefoon vooral zakelijk wordt gebruikt. Zeker als je zelf je boekhouding doet, is dat gewoon een stuk overzichtelijker.
Toch liever je privé telefoon gebruiken?
Gebruik je je privételefoon ook voor je werk? Dat mag, alleen is het iets lastiger bijhouden. Je mag dan alleen het zakelijke deel van je gesprekskosten aftrekken. Het abonnement zelf blijft privé. Dat vraagt dus om wat extra discipline, bijvoorbeeld door bij te houden hoe vaak je voor werk belt of data gebruikt. Niet onmogelijk, maar net wat meer werk.
Slim omgaan met je zakelijke kosten
Kort gezegd: als je telefoon vooral zakelijk wordt gebruikt, kun je daar fiscaal voordeel uit halen. Je betaalt minder belasting, kunt vaak btw terugvragen en als je het slim aanpakt, scheelt het je ook nog eens een hoop administratieve romslomp. Vooral voor zzp’ers is dit een kans die je niet moet laten liggen. Het gaat misschien om kleine bedragen per maand, maar op jaarbasis kan het flink oplopen.
