Tips voor de verhuizing van je bedrijf

Er zijn twee redenen waarom je als bedrijf gaat verhuizen. De eerste is omdat je bedrijf dusdanig gegroeid is, dat je simpelweg een groter pand nodig hebt voor je werknemers, machines, apparaten, voorraad en/of klanten. De tweede juist omdat je aan het inkrimpen bent en meer werknemers hebt die geregeld thuis werken. Wat de reden ook is van een bedrijfsverhuizing, het is een ingrijpende gebeurtenis. Er komt bij een verhuizing namelijk veel kijken. Naast het inpakken van dozen en het verplaatsen van meubilair moet je ook rekening houden met personeel, IT-voorzieningen, apparatuur, adreswijzigingen, klantencommunicatie én het zoveel mogelijk beperken van werkonderbrekingen.

Start met een goede voorbereiding

Een succesvolle bedrijfsverhuizing begint bij een zorgvuldige voorbereiding. Dat klinkt heel logisch, maar het is goed om het gezegd te hebben. Idealiter start je maanden van tevoren met het opstellen van een draaiboek. Het allerbeste moment om hiermee te starten, is wanneer je weet dat er een verhuizing aan zit te komen. Je hoeft dus nog niet een nieuwe locatie te hebben om alvast je ideeën rondom de verhuizing op papier te zetten.

In het draaiboek neem je alle belangrijke stappen, deadlines, verantwoordelijken en leveranciers mee die betrokken zijn bij de verhuizing. Maak hierin onderscheid tussen de praktische en organisatorische kant van het verhaal. Je wilt namelijk niet alleen je spullen verhuizen, maar ook zorgen dat je bedrijf operationeel blijft op de dagen dat je overgaat naar het nieuwe pand.

Breng medewerkers op de hoogte

Bespreek het verhuisplan tijdig met je medewerkers. Zij zijn de kern van je organisatie en verhuizen met je mee. Betrek ze bij de planning, luister naar hun wensen en vragen en houd ze op de hoogte van de voortgang. Bijvoorbeeld door een interne nieuwsbrief. Zo creëer je betrokkenheid en voorkom je onnodige onzekerheid. Bovendien is het gezellig om de verhuizing samen aan te gaan.

Wat ga je verhuizen?

Naast het verhuizen van bureaus, stoelen, schappen, kasten en andere meubels, zal je ook archieven, IT-apparatuur, voorraden, machines of gevoelige documenten gaan verhuizen. Maak daarom een overzicht van alles wat meegaat naar het nieuwe pand. Dit is ook hét moment om kritisch te kijken naar wat daadwerkelijk nodig is. Ruim lekker op, doe onnodige spullen weg en maak een goede inventarisatie. En als het mee gaat in de verhuisdoos, zorg er dan voor dat deze goed gelabeld zijn, zodat het op de nieuwe locatie gemakkelijk kan worden uitgepakt.

Heb je oude kasten, computers of andere kantoorbenodigdheden die aan vervanging toe zijn? Dan is het handiger om ze direct te vervangen en de nieuwe exemplaren op het nieuwe adres te laten leveren. Zo verhuis je efficiënter en moderner.

Belangrijk: de IT-infrastructuur

Een van de meest complexe onderdelen van een zakelijke verhuizing is de IT-infrastructuur. Servers, werkstations, netwerkverbindingen en beveiligingssystemen mogen tijdens de verhuizing niet onnodig lang offline zijn. Het is daarom aan te raden om de IT-infrastructuur als eerste te verhuizen.

Zorg voor een goede samenwerking met je IT-beheerder of -partner. Plan de fysieke verhuizing van apparatuur zorgvuldig in en test op de nieuwe locatie of het naar behoren werkt. Regel indien nodig tijdelijke oplossingen, zoals werken in de cloud of werkplekken op afstand. Laat overigens je werknemers en klanten weten dat je vanwege een verhuizing een dag of twee offline kan zijn. Hoe beter iedereen op de hoogte is, des te fijner het werkt,

Huur een verhuislift

Bij veel zakelijke verhuizingen is het pand waaruit of waarin je verhuist niet gelijkvloers. Denk aan een kantoor op de tweede verdieping of een pand met smalle trappenhuizen. In zulke gevallen biedt een verhuislift huren uitkomst. Hiermee kunnen zware of grote objecten en meubels, veilig via het raam of balkon naar beneden of boven worden verplaatst.

Een verhuislift bespaart tijd en voorkomt schade aan muren, trappen en het meubilair. Daarnaast is het voor de verhuizers fysiek minder belastend, waardoor het werk sneller en veiliger verloopt. Informeer op tijd of je verhuisbedrijf een verhuislift kan leveren of dat je die apart moet huren.

Houd rekening met adreswijzigingen

Zodra je een definitieve verhuisdatum hebt, is het belangrijk om op tijd je nieuwe adres door te geven. Dit geldt voor de Kamer van Koophandel en voor klanten, leveranciers, banken, verzekeraars, bezorgdiensten en overheidsinstanties. Vergeet daarbij je digitale kanalen niet: pas je adresgegevens aan op je website, sociale media, facturen en e-mailhandtekeningen.

Daarnaast is het aan te raden om op tijd (en tijdelijk) een verhuisbericht op je website te zetten en eventueel een digitale nieuwsbrief te sturen naar je klantenbestand. Zo houd je iedereen op de hoogte.

Beperk werkonderbreking

Eén van de grootste zorgen bij een bedrijfsverhuizing is het risico op stilstand. Het is daarom belangrijk om een verhuizing te plannen in een periode waarin het rustiger is in je bedrijf. Sommige organisaties kiezen ervoor om in het weekend te verhuizen of nemen een extra dag vrij rond de verhuizing. Door te werken met een gedetailleerde tijdsplanning, waarin je duidelijk afbakent wanneer welke afdeling of welk systeem aan de beurt is, kun je ervoor zorgen dat je bedrijf op ieder moment zo goed mogelijk door blijft draaien.

De inrichting van het nieuwe pand

Een verhuizing is vormt het einde van één hoofdstuk en het begin van het volgende deel van je ondernemersverhaal. Grijp deze kans aan om het nieuwe pand zo in te richten dat het past bij de toekomst van je bedrijf. Denk na over ergonomische werkplekken, een logische indeling van afdelingen, voldoende opslagruimte en bijvoorbeeld flexplekken of vergaderruimtes. Betrek je medewerkers hierbij om enthousiasme te creëren.

De sfeer en uitstraling van het nieuwe kantoor spelen ook een rol. Wil je een moderne, open ruimte? Of juist meer afgesloten werkplekken voor focus? Door hierover vooraf goed na te denken, maak je van het nieuwe pand een prettige werkplek waar je met plezier klanten ontvangt en je team gemotiveerd blijft.

Goede voorbereiding is het halve werk

Een zakelijke verhuizing is een flinke onderneming, maar met een goede voorbereiding, slimme keuzes en heldere communicatie is het haalbaar. Neem de tijd om alles zorgvuldig te plannen, betrek je medewerkers, houd rekening met je IT-systemen en informeer je klanten tijdig. En vergeet vooral niet om het jezelf makkelijker te maken met praktische hulpmiddelen, zoals een verhuislift en een goede verhuisservice. Zo verhuis je efficiënt, professioneel én zonder onnodige stress naar een toekomstbestendige nieuwe werkplek.