Het einde van het jaar nadert weer. Dat betekent dat het de tijd is voor terugkijken en vooruitkijken. Ook gaan we weer met zijn allen goede voornemens maken voor het nieuwe jaar. Een goed voornemen van veel professionals is om hun timemanagement te verbeteren. Herken je dit? Had je dit jaar meer willen doen en weet je niet waar het fout ging? We vroegen Juliette Streng van Streng Dijkerman & Partners voor advies. Dit opleidingsinstituut helpt managers al 20 jaar om meer uit hun dag te halen.
Kijk eerst in de spiegel
Juliette zegt dat je als professional eerst in de spiegel moet kijken en eerlijk tegen jezelf moet zijn. Als je ja hebt gezegd tegen een klusje van 2 uur en na 3 weken dit klusje nog steeds niet af hebt, dan is ‘ik heb er geen tijd voor gehad’ geen goed excuus. Het eerlijke antwoord is namelijk dat je er geen prioriteit aan hebt gegeven.
Is jouw to-do-lijstje te vol? Dan moet je leren tegen meer taken nee te zeggen. Je kunt je to-do-lijstje toch niet de schuld geven. Ook hoort Juliette veel cursisten aangeven dat ze goed kunnen multitasken. Uit een analyse van 49 onderzoeken blijkt echter duidelijk dat multitasking negatieve effecten heeft op cognitieve prestaties, zoals aandacht, begrip en geheugen. Kortom, denk jij dat je goed kunt multitasken? Dat houd je jezelf waarschijnlijk voor de gek.
Prioriteiten stellen
Om je timemanagement in 2025 te verbeteren, adviseert Juliette om je prioriteiten op orde te krijgen. Timemanagement draait namelijk voor een groot deel om prioriteitenmanagement. Een handig hulpmiddel hiervoor is de prioriteitenmatrix van Eisenhower die je hieronder ziet.
De Eisenhower Matrix is een handig hulpmiddel voor timemanagement en prioritering. Het helpt je om je taken effectiever te organiseren door deze in vier kwadranten te plaatsen op basis van urgentie en belangrijkheid.
1. Kwadrant 1: belangrijk en urgent (Doen)
Deze taken zijn zowel belangrijk als urgent. Ze vereisen onmiddellijke aandacht en hebben een grote impact op je doelen of verantwoordelijkheden.
· Voorbeelden: Deadlines, dringende problemen, crisissituaties.
· Aanpak: Neem actie en voer deze taken direct uit om te voorkomen dat ze escaleren.
2. Kwadrant 2: belangrijk, maar niet urgent (Plannen)
Deze taken zijn belangrijk voor lange-termijndoelen of persoonlijke groei, maar hebben geen strakke deadline.
· Voorbeelden: Opleiding, plannen, strategische projecten, relatiebeheer.
· Aanpak: Plan tijd in om deze taken uit te voeren en voorkom dat ze naar Kwadrant 1 verschuiven.
3. Kwadrant 3: Urgent, maar niet belangrijk (Delegeren)
Deze taken zijn dringend, maar dragen weinig bij aan persoonlijke doelen of langetermijndoelen.
· Voorbeelden: E-mails van lage prioriteit, sommige vergaderingen, verzoeken van anderen, verzoek om hulp bij taken van je collega’s.
· Aanpak: Probeer deze taken zoveel mogelijk te delegeren of te minimaliseren om je op belangrijkere taken te kunnen richten.
4. Kwadrant 4: Niet urgent en niet belangrijk (Elimineren)
Deze taken hebben weinig waarde voor je doelen of prioriteiten en zijn vaak een verspilling van tijd.
· Voorbeelden: Overmatig scrollen op sociale media, onnodige e-mails, uitstelgedrag.
· Aanpak: Elimineer of beperk deze taken zoveel mogelijk, zodat je tijd overhoudt voor wat echt belangrijk is.
Wil je dit prioriteitenmodel zelf in de praktijk brengen? Download dan dit Eisenhower Matrix template en krijg je prioriteiten in het nieuwe jaar op orde.
